¿Qué es el parte de viajeros y cuándo se envía?
El parte de viajeros es el registro con los datos de cada huésped que un alojamiento debe recoger a la llegada y comunicar a las autoridades.
También: parte de entrada de viajeros · libro de registro de viajeros
En España lo regula el Real Decreto 933/2021 y se remite por vía electrónica a la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior. Durante décadas fue una ficha de papel que el viajero rellenaba en recepción y que el establecimiento llevaba o enviaba a la policía. Hoy el contenido es más amplio y el envío es telemático.
El parte reúne tres bloques de información. Los datos del viajero: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y correo electrónico. Los datos de la estancia: fechas de entrada y salida y la parcela o alojamiento ocupado. Y los datos de la reserva y del pago.
Se hace un parte por cada persona alojada, aunque todas vengan en la misma reserva. La norma exige la firma de toda persona mayor de catorce años. De los menores se anota su relación de parentesco con los adultos que los acompañan.
El envío tiene plazo. Los datos deben comunicarse en un máximo de 24 horas desde el inicio de la estancia. El establecimiento debe además conservar el registro durante tres años desde que termina el servicio.
Un ejemplo ilustrativo: dos parejas viajan en una misma autocaravana y entran en un área un martes a las 19:00. Son cuatro partes, uno por adulto, con cuatro firmas. Deben estar comunicados antes de las 19:00 del miércoles.
Conviene distinguirlo del libro de registro, que es el conjunto ordenado de todos los partes que el establecimiento guarda. También del check-in, que es el trámite de entrada en su conjunto y puede incluir además el cobro y la entrega de la plaza.
Los errores más frecuentes son rellenar solo el parte del conductor, copiar mal el número del documento y dejar el envío para cuando haya un rato libre. En temporada alta ese rato no llega y el plazo se pasa.
La forma habitual de quitar trabajo a recepción es que el huésped rellene y firme sus datos desde el móvil antes de llegar. En Pernocta ese check-in online genera el parte y lo envía a SES.Hospedajes.
