Registro de viajeros y SES.Hospedajes en campings: los 17 datos, el plazo y cómo automatizarlo

El RD 933/2021 obliga a todo establecimiento de hospedaje —y nombra expresamente a campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas— a registrar los datos de cada viajero y comunicarlos al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.Hospedajes. Esta guía detalla qué datos hay que recoger, en qué plazo, qué pasa si no lo haces y cómo automatizar todo el proceso para que recepción no sea un cuello de botella en agosto.

Qué datos hay que recoger

El registro amplía la información respecto al antiguo parte de viajeros. Agrupa, a grandes rasgos, datos del viajero, de la estancia, de la reserva/contrato y de la transacción económica. Los campos del viajero incluyen, entre otros:

• Nombre y apellidos completos
• Sexo
• Número de documento (DNI, NIE o pasaporte) y tipo de documento
• Número de soporte del documento, cuando aplica
• Nacionalidad
• Fecha de nacimiento
• Lugar de residencia (dirección completa: país, localidad, provincia)
• Teléfono fijo y/o móvil
• Correo electrónico
• Número de viajeros que componen el grupo y relación de parentesco con los menores, cuando los haya

A los datos del viajero se suman los de la estancia y la transacción: fechas de entrada y salida, inmueble/parcela, datos del contrato o reserva y medio de pago utilizado. El número y nombre exacto de campos puede ajustarse con la normativa; por eso conviene apoyarse en un sistema que mantenga el formulario actualizado.

El plazo: 24 horas

Los datos deben comunicarse por vía telemática a SES.Hospedajes en un plazo máximo de 24 horas desde el inicio de la estancia (y los de la reserva, en su momento). En un área con entradas a cualquier hora, cumplir ese plazo a mano es justo lo que falla cuando hay volumen.

Las sanciones

El periodo de adaptación terminó: las sanciones por incumplimiento son aplicables desde el 2 de diciembre de 2024, al amparo de la Ley Orgánica 4/2015 de Seguridad Ciudadana, que contempla importes que pueden ser elevados según la gravedad. No es un trámite opcional ni teórico.

Por qué hacerlo a mano no escala

Recoger en recepción la documentación de cada huésped y reescribir sus datos uno a uno en una web externa genera colas, errores de transcripción y el riesgo real de dejar partes sin enviar en plazo justo los días de más entradas. Y en un área desatendida, sencillamente no hay nadie en la puerta para hacerlo.

Cómo automatizarlo con Pernocta

Con Pernocta el huésped rellena y firma sus datos desde el móvil en el check-in online —con catálogo de municipios, países y nacionalidades para evitar errores— antes de llegar. El sistema compone el parte de viajeros y lo transmite a SES.Hospedajes dentro de plazo, dejando registro de la estancia. Tienes el detalle en pernocta.app/funciones/check-in-ses (check-in legal a SES.Hospedajes) y en pernocta.app/funciones/registro-viajeros (registro de viajeros completo). Si gestionas un camping, el encaje del producto está en pernocta.app/software-camping (software de gestión para campings).

Nota: esta guía es divulgativa y resume la normativa a fecha de publicación. El listado exacto de campos, los plazos y los regímenes sancionadores los fija la normativa vigente; consulta el texto oficial en el BOE y, ante cualquier duda, asesórate profesionalmente.