¿Qué es el check-in online y cómo funciona?
El check-in online es el registro de entrada que el huésped completa desde su móvil, antes de llegar o al llegar, en lugar de hacerlo en papel en recepción.
También: check-in digital · pre-check-in · registro de entrada online
Sustituye a la ficha que se rellenaba en el mostrador. El alojamiento envía al huésped un enlace, normalmente por correo o por mensaje, unos días antes de la llegada. El huésped lo abre, introduce los datos de cada viajero, firma en la pantalla y acepta las normas del recinto. Cuando llega, su registro ya está hecho.
En España tiene además una función legal. El Real Decreto 933/2021 obliga a los alojamientos, incluidos los campings y las zonas de estacionamiento de autocaravanas, a recoger los datos de cada viajero y comunicarlos a la plataforma SES.Hospedajes en un máximo de 24 horas desde el inicio de la estancia. El check-in online es la manera de recoger esos datos sin copiarlos a mano.
Los datos que se piden son los del parte de viajeros: nombre y apellidos, documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y correo. Se registra a todos los viajeros, no solo a quien reserva. La norma exige la firma de los mayores de catorce años.
Un ejemplo ilustrativo: un área recibe diez autocaravanas en una tarde de agosto. Si cada registro en el mostrador lleva cuatro minutos, son cuarenta minutos de cola y de tecleo. Con el check-in hecho de antemano, recepción solo comprueba que todo está completo e indica la plaza.
En las áreas desatendidas el check-in online es la única forma práctica de registrar al cliente, porque no hay personal en la entrada. Suele combinarse con un control de acceso: cuando el huésped completa el registro, recibe un código para la barrera o la cerradura.
Hay términos parecidos que conviene separar. El pre-check-in es la parte que se adelanta antes del viaje. El check-in presencial es la comprobación en recepción, que puede seguir existiendo aunque los datos lleguen ya rellenos. El self check-in es la entrada sin personal, que añade al registro la entrega del acceso. Y el check-out es el trámite de salida.
Algunos sistemas permiten escanear el documento con la cámara del móvil y leen los datos automáticamente. Esto reduce los errores al escribir números largos, que son la causa más frecuente de partes rechazados.
Los errores habituales son cuatro. Enviar el enlace demasiado tarde, cuando el viajero ya está conduciendo. Pedir los datos solo del titular. No prever qué pasa con quien llega sin haberlo hecho, que necesita un modo de completarlo en la entrada. Y guardar imágenes de documentos sin necesidad, lo que aumenta el riesgo en materia de protección de datos.
También hay que tener en cuenta que no todos los huéspedes se manejan con el móvil. Lo razonable es mantener una alternativa en recepción y que el personal pueda completar el registro en nombre del cliente.
En Pernocta el huésped firma el parte desde el móvil y el sistema lo envía a SES.Hospedajes. Con el módulo de accesos recibe además un código por estancia al confirmar el check-in.
