¿Qué es la lista de espera de un camping?
La lista de espera recoge a los clientes que querían reservar unas fechas ya completas, para avisarles si una cancelación libera una plaza.
También: waitlist · lista de reserva
En temporada alta una parte de las peticiones llega cuando ya no queda sitio. Sin lista de espera, ese cliente se va y el alojamiento no vuelve a saber de él. Con ella, deja sus datos y las fechas que quería, y queda apuntado por si surge un hueco.
El funcionamiento tiene tres pasos. El cliente se apunta indicando fechas, número de personas y tipo de plaza. Cuando una reserva se cancela o se acorta, se comprueba si el hueco encaja con alguna de las peticiones. Si encaja, se avisa al cliente para que reserve.
El orden del aviso admite dos criterios. Avisar por turno significa que el primero de la lista tiene preferencia durante un tiempo limitado, por ejemplo unas horas. Si no reserva, el aviso pasa al siguiente. Avisar a todos a la vez es más rápido, pero la plaza se la queda quien responde primero y los demás reciben un aviso inútil.
Un ejemplo ilustrativo: un camping está completo del 10 al 17 de agosto y tiene 6 personas en lista de espera para esa semana. El 2 de agosto se cancela una parcela. El primero de la lista quería del 10 al 15, así que encaja. Recibe el aviso, reserva esa tarde y quedan dos noches sueltas para ofrecer a otro.
Las fechas flexibles aumentan mucho las posibilidades. Un cliente que acepta entrar un día antes o después, o quedarse una noche menos, encaja en más huecos que uno con fechas cerradas. Por eso conviene preguntarlo al apuntarse.
Además de recuperar ventas, la lista es una fuente de información. El número de personas apuntadas para cada fecha indica cuánta demanda queda por encima de la capacidad. Es un dato útil para decidir precios y estancias mínimas del año siguiente.
Se diferencia de una reserva provisional, que bloquea una plaza durante un tiempo, y de una solicitud de presupuesto. Tampoco debe usarse para aceptar reservas de más contando con que alguien cancelará, porque eso es overbooking.
Los errores habituales son llevarla en papel y no mirarla cuando hay una cancelación, avisar sin haber comprobado que la plaza sigue libre y no borrar a quien ya encontró otro sitio. Los datos de contacto que se recogen deben usarse solo para ese aviso, salvo que el cliente haya aceptado otra cosa.
En Pernocta el huésped se apunta a la lista cuando no queda plaza para sus fechas y recibe un aviso por correo cuando una cancelación libera una.
