¿Qué es el overbooking y cómo se evita?
El overbooking es aceptar más reservas que plazas hay para una misma fecha, de modo que dos clientes acaban con el mismo sitio.
También: sobreventa · doble reserva · reserva duplicada
En un camping o un área de autocaravanas suele tener dos orígenes. El primero es llevar la disponibilidad en varios sitios a la vez, como una hoja de cálculo, el teléfono y un cuaderno, sin que ninguno mande sobre los demás. El segundo es vender la misma parcela en varios canales, por ejemplo la web propia y un portal de reservas, sin que sus calendarios estén sincronizados.
Un ejemplo ilustrativo: un camping tiene 40 parcelas y el sábado 15 de agosto ya hay 39 ocupadas. A las 10:02 entra una reserva por la web para la parcela 12. A las 10:03 recepción apunta por teléfono a otro cliente en esa misma parcela, porque la hoja todavía no se había actualizado. El sábado llegan dos familias para un solo sitio.
Las dos salidas son malas. O se rechaza a un cliente que ya había pagado, o se le reubica en una plaza peor. Lo habitual es que haya una devolución, una compensación y una reseña negativa.
Conviene distinguirlo de la sobreventa deliberada que practican algunas aerolíneas y hoteles, que venden por encima de su capacidad contando con que parte de los clientes no se presentará. En un camping el overbooking suele ser involuntario y nace de un fallo en el control del inventario. También es distinto del no-show, que es el caso contrario: la plaza está reservada y nadie llega.
Se evita con dos medidas. La primera es tener una sola base de datos que compruebe el solape de fechas en el momento de confirmar, de forma que la segunda reserva sobre una parcela ocupada se rechace. La segunda es conectar todos los canales de venta a ese mismo calendario mediante un channel manager o, donde no haya conexión directa, por iCal.
Hay errores que lo provocan aunque exista un programa de gestión. Los más frecuentes son bloquear plazas a mano fuera del sistema y aceptar reservas por mensajería sin apuntarlas en el momento. Otro es confiar en una sincronización por iCal, que puede tardar horas, en un canal con mucho movimiento.
En Pernocta el solape de fechas se bloquea en la base de datos al confirmar, así que una plaza no puede quedar reservada dos veces para las mismas noches.
