¿Qué es un PMS (Property Management System)?

El término viene de la hotelería, pero se aplica igual a campings, áreas de autocaravanas y complejos rurales. Es el sistema donde se registra el día a día del negocio. Frente a una hoja de cálculo, un PMS mantiene un único dato sobre qué está ocupado, quién llega hoy y cuánto se ha cobrado.

Sus funciones básicas son el calendario de reservas, la ficha de cada cliente, las tarifas por temporada, el registro de entradas y salidas, los cobros y la emisión de facturas. Un PMS para camping añade las piezas propias del sector: un plano de parcelas, tipos de plaza con sus servicios, suplementos por persona o por electricidad, contratos de temporada y el registro legal de viajeros.

Un ejemplo ilustrativo de una mañana en recepción. A las 9:00 el PMS muestra 14 salidas y 11 llegadas. Recepción ve qué plazas quedan libres y cuáles hay que limpiar. A las 12:00 llega un cliente sin reserva, el programa enseña las tres parcelas libres para dos noches, calcula 54 euros con la tarifa vigente y emite la factura al cobrar.

No hay que confundirlo con el motor de reservas, que es la parte que vende online en la web del alojamiento, ni con el channel manager, que conecta con los portales de terceros. Tampoco con el RMS, que sugiere precios según la demanda. Lo habitual hoy es que un mismo producto reúna varias de estas piezas, pero conviene saber cuál es cuál al comparar programas.

Hay dos formas de instalarlo. El PMS local se instala en un ordenador de recepción y guarda los datos allí. El PMS en la nube se usa desde el navegador o el móvil y guarda los datos en servidores del proveedor, lo que permite trabajar desde cualquier sitio y recibir reservas online sin pasos intermedios.

Los errores más comunes al elegir uno son valorar solo el precio de la cuota y olvidar qué datos se pueden importar del sistema anterior. También es frecuente contratar un PMS pensado para hoteles, que trabaja por habitaciones y no entiende de parcelas, vehículos ni amperajes.

Pernocta es un PMS en la nube para campings, áreas de autocaravanas y camper parks, con plano del recinto, cobros con tarjeta y check-in legal a SES.Hospedajes.