Avisar a los huéspedes

Cuando pasa algo que todo el mundo tiene que saber ya —una alerta por viento, un corte de agua, una avería— aquí escribes un mensaje y le llega de golpe a los que están en el camping, por email y por WhatsApp. Y sirve igual para lo tranquilo: contarles a los que llegan el sábado el horario de la piscina, o recordar la hora de salida a los que se van mañana.

A quién le llega

• En el camping: quien pernocta ese día. Es el mismo criterio que la ocupación del panel, así que el número cuadra con lo que ves en Inicio.
• En el camping + llegadas: añade a quien entra ese día aunque todavía no haya llegado (útil si el aviso afecta a la llegada).
• Llegadas o Salidas, por separado, cuando el aviso solo va con ellos.
• Reservas por venir: todo el que tiene reserva por delante y aún no ha entrado. Para un cambio que afecta a su estancia.

De qué día

Por defecto es hoy, pero puedes elegir cualquier día —mañana, el sábado— o un tramo de varios días seguidos. Así «los que llegan el sábado» se contesta sola, sin tener que esperar al sábado para mandar el aviso.

Y con «Afinar a quién» recortas todavía más: solo una zona, solo un tipo de plaza, solo quien reservó por una OTA, solo quien no ha hecho el check-in online, solo quien tiene algo pendiente de pagar, o solo estancias largas.

Antes de enviar ves a cuánta gente va y a quién no se puede avisar: sin email ni teléfono, con el correo rebotado, o quien pidió no recibir avisos. Eso es justo la lista de quien tendrás que avisar en persona si la cosa es seria.

El mensaje

Hay una biblioteca de plantillas ya redactadas —temporal, viento, corte de agua o luz, wifi, piscina cerrada, bienvenida, cómo llegar, hora de salida, gracias por la visita, fiesta, normas de silencio, pago pendiente— agrupadas por momento y con buscador. Al elegir una, además del texto se ajusta a quién va y de qué día. Y si acabas escribiendo el tuyo, guárdalo como plantilla y lo tienes para la próxima.

Puedes usar {{nombre}} y {{camping}} para que cada uno reciba su mensaje con su nombre y no parezca un correo masivo.

Cuándo sale

Tres opciones: ahora mismo, el día y la hora que le digas, o todos los días. Un aviso programado lo mandamos nosotros a esa hora aunque tengas el panel cerrado, y la lista de huéspedes se calcula justo antes de enviarlo: entra quien reserve de aquí a entonces y sale quien cancele. Mientras no haya salido lo puedes anular.

La tercera es la que más trabajo ahorra: «todos los días a las 18:00, a los que llegan mañana, mándales cómo llegar». Se escribe una vez y sale solo, cada día o solo los días que elijas, hasta que lo pauses o lo borres. Como el día es relativo («ese mismo día», «al día siguiente»), cada envío mira a quien le toca esa vez. Si un día no hay nadie, no se manda nada.

Antes de soltar un aviso a doscientas personas, pulsa «Enviármelo a mí primero»: te llega a tu correo tal cual lo van a recibir, con su asunto y su formato. Es la forma de cazar el horario mal puesto antes y no después.

El WhatsApp sale del número oficial de Pernocta con una plantilla aprobada por WhatsApp: es lo que exige Meta para escribir a alguien que no te ha escrito antes. Tu texto va dentro de ese marco. Cada mensaje se factura según la tarifa de tu plan —antes de enviar te decimos cuánto cuesta ese envío—; el email va incluido.

Si lo que mandas es una promoción o una novedad (una oferta, la apertura de temporada, una invitación) marca la casilla que lo dice. WhatsApp exige que eso salga por otra plantilla distinta de la de los avisos, y marcarlo es lo que mantiene el canal sano y la tarifa correcta.

Cada aviso queda guardado con su texto, a cuánta gente llegó y quién lo mandó. Sirve para no repetir un aviso que acaba de mandar un compañero, y para poder demostrar qué se dijo y cuándo.