Software para glamping: cómo elegir el programa de reservas y gestión

Quien busca software para glamping encuentra dos familias de productos. Unos vienen del alquiler vacacional y están pensados para casas y apartamentos repartidos por distintos sitios. Otros vienen del camping y están pensados para un recinto con muchas unidades. Un glamping tiene algo de los dos, y por eso conviene mirar cada programa con cuidado. Esta guía recoge lo que hay que comprobar antes de contratar.

Qué tiene de particular un glamping

Son pocas unidades, de precio alto y distintas entre sí. Están en la misma finca y comparten equipo de limpieza, accesos y zonas comunes. Muchas veces no hay recepción. Y una parte del ingreso viene de desayunos, cenas y experiencias. Un programa que resuelva bien las reservas pero deje fuera el resto obliga a llevar lo demás en hojas de cálculo.

Frente a un software genérico de alquiler vacacional

El software de alquiler vacacional está hecho para publicar anuncios en portales y para gestionar propiedades sueltas, cada una con su calendario. Si alquilas dos cabañas separadas por veinte kilómetros, ese enfoque te sirve.

En un recinto puede quedarse corto por varios lados. Hay programas que tratan cada alojamiento como un anuncio independiente y no como parte de una finca. Otros no tienen un plano donde el huésped elija su unidad. La limpieza se plantea a veces como un aviso al acabar cada reserva, sin un parte del día para un equipo que comparte todas las unidades. Y puede faltar un mostrador para cobrar el desayuno o la cata. Cada producto es distinto, así que pregunta por estas cuatro cosas.

1. ¿Se reserva la unidad concreta?

Pide ver la reserva tal como la ve el cliente. Comprueba si puede elegir el domo o la tienda que ha visto en las fotos, o si solo elige un tipo. Con unidades distintas y caras, la elección concreta evita cambios de última hora y discusiones en la llegada. También te ahorra asignar a mano.

Un ejemplo de este planteamiento son las reservas sobre el plano real del recinto, donde cada alojamiento aparece en su sitio.

2. ¿Impide doblar una unidad?

Con ocho alojamientos no hay margen para recolocar a nadie. La comprobación de fechas tiene que hacerla el sistema en el momento de confirmar, venga la reserva de la web, del teléfono o de un portal. Pregunta también cómo se bloquea una unidad por avería y si ese bloqueo llega a todos los canales.

3. ¿Organiza la limpieza del equipo?

Pregunta si el parte de limpieza se genera a partir de las salidas, si se puede repartir entre varias personas y si cada una lo ve en su móvil. Mira si admite un checklist distinto para una tienda safari y para una cabaña. Y si una incidencia puede dejar la unidad fuera de la venta.

Cómo se organiza ese trabajo está en la guía para gestionar un glamping en el día a día.

4. ¿Resuelve el parte de viajeros?

El RD 933/2021 obliga a comunicar los datos de cada viajero a SES.Hospedajes en un máximo de 24 horas desde el inicio de la estancia. Un programa hecho para otro país puede no contemplarlo, y entonces el parte se teclea a mano en la web del Ministerio del Interior. Pregunta si el huésped puede rellenar y firmar sus datos desde el móvil antes de llegar y si el programa hace el envío.

Para comparar, así funciona un check-in legal con envío a SES.Hospedajes.

5. ¿Factura conforme a la norma española?

Las facturas y los tickets están sujetos al reglamento Veri*Factu, que exige registros encadenados y un código QR en cada documento. Las fechas de aplicación se han aplazado varias veces, así que confirma la vigente con tu asesoría. Lo que interesa saber del programa es si está preparado y si cubre también los tickets del desayuno o de la tienda, además de las estancias.

6. ¿Qué pasa con la llegada si no hay recepción?

Si el huésped entra por su cuenta, el programa tiene que mandarle las instrucciones a tiempo. Si usas cerraduras electrónicas, tiene que generar un código por estancia. Pregunta con qué marcas de cerradura trabaja antes de comprar ninguna. Una cerradura que no se conecta al programa te deja enviando códigos a mano.

7. ¿Cobra extras y experiencias?

Mira si los extras se pueden añadir al reservar, si las actividades tienen aforo y lista de inscritos, y si hay un punto de venta para lo que se consume durante la estancia. Lo cómodo es que el consumo se pueda apuntar a la reserva y cobrarse a la salida.

8. ¿Cuánto cuesta con tus números?

Unos programas cobran por unidad, otros una cuota fija y otros un porcentaje de cada reserva. Con pocas unidades de precio alto, un porcentaje sobre la reserva pesa más que una cuota por unidad. Haz la cuenta de un año con tus alojamientos y tus reservas, e incluye el alta, los módulos y la comisión de la pasarela de pago.

Las partidas y un ejemplo de cálculo están en la guía sobre cuánto cuesta un software de gestión.

Preguntas para la demo

• ¿Puedo ver una reserva completa desde el móvil del huésped?
• ¿Cómo se bloquea una unidad averiada y cuánto tarda en dejar de venderse?
• ¿El equipo de limpieza tiene su propio acceso? ¿Cuesta más por usuario?
• ¿El parte de viajeros se envía desde el programa?
• ¿Qué módulos se pagan aparte y cuánto cuesta cada uno?
• ¿Hay permanencia o coste de alta?
• ¿Puedo exportar mis reservas y mis clientes si me voy?

Pide las respuestas por escrito. Lo que se dice en una demo y lo que figura en el contrato no siempre coinciden.

Lo que puedes dejar para más adelante

No todo hace falta el primer día. La conexión con portales tiene sentido cuando vendes en varios y te cuesta mantener los calendarios. El control de la entrada con cerraduras se puede añadir cuando las llegadas tardías lo justifiquen. Un análisis avanzado de precios aporta poco con seis unidades y una sola temporada de datos. Empieza por lo que usas cada día y comprueba que lo demás se puede activar después sin cambiar de programa.

Cómo hacer la prueba

Antes de decidir, monta dos o tres alojamientos reales con sus fotos y su precio. Haz una reserva desde tu móvil como si fueras un cliente y págala. Completa el parte de viajeros. Marca la salida y mira si aparece la tarea de limpieza. Bloquea una unidad por avería e intenta reservarla. En una tarde sabrás si el programa entiende un glamping o si vas a tener que adaptarte tú a él.

Dónde encaja Pernocta

Pernocta es un software para glamping pensado para recintos. El huésped elige su alojamiento sobre el plano de la finca, y el plan base incluye el cobro con tarjeta, el parte de viajeros a SES.Hospedajes, la limpieza entre estancias, las actividades con aforo, el TPV y la facturación preparada para Veri*Factu.

Los accesos con cerraduras compatibles con TTLock y la conexión directa con portales son módulos opcionales de pago. La sincronización de calendarios por iCal va en el plan base. Si lo tuyo son casas sueltas en distintos pueblos, te encajará mejor un programa de alquiler vacacional.

El precio es público, sin coste de alta ni permanencia, y está en la página de precios.

Nota: esta guía es divulgativa y no es asesoramiento legal ni fiscal. Confirma los plazos y los requisitos vigentes en las fuentes oficiales o con tu asesoría.