¿Cuánto cuesta un software de gestión de camping? Cómo se cobra y cómo hacer la cuenta

La pregunta tiene una respuesta incómoda: depende de cómo cobre cada programa y de cómo sea tu recinto. Dos campings pueden pagar cifras muy distintas por el mismo producto. Lo útil es entender las partidas que componen el precio y hacer la cuenta con tus plazas y tus reservas de un año. Esta guía explica cada partida y termina con un ejemplo calculado.

Por qué cuesta encontrar el precio

Parte de los programas del sector no publica tarifas y trabaja con presupuesto a medida después de una demo. Eso impide comparar antes de hablar con un comercial. Otros publican el precio en su web. En los dos casos el número del titular rara vez es lo que acabas pagando, porque faltan las partidas variables.

Las formas de cobrar

• Cuota fija: un importe al mes o al año, igual para todos. Es fácil de presupuestar y favorece al recinto grande.
• Por plaza o por unidad: la cuota sube con el tamaño, por tramos o plaza a plaza. Favorece al recinto pequeño.
• Por reserva: un importe fijo cada vez que entra una reserva. Pesa en recintos con mucha rotación y estancias cortas.
• Porcentaje sobre lo cobrado: una comisión sobre el dinero que pasa por la plataforma. Pesa cuando el importe medio de la reserva es alto.
• Módulos: funciones que se contratan aparte, como la conexión con portales o el control de accesos.

La mayoría combina varias. Una cuota baja con un coste alto por reserva puede salir más cara que una cuota alta sin variable, y al revés.

Los costes que no salen en el titular

• Alta o instalación: un pago único al empezar.
• Migración de datos: traer las reservas y los clientes del sistema anterior.
• Formación y soporte: incluidos en unos programas, de pago en otros.
• Permanencia: un contrato anual te compromete a doce cuotas aunque el programa no encaje.
• Facturación anual por adelantado: el precio «al mes» se paga de una vez.
• Usuarios: algunos programas cobran por cada persona del equipo que entra.
• Hardware: barreras, cerraduras, impresoras de tickets o lectores de documentos.

Hay un coste más que no depende del programa: la comisión de la pasarela de pago. La cobra el banco o el procesador por cada pago con tarjeta y va aparte. Pregunta también si el dinero llega directo a tu cuenta o pasa antes por el proveedor.

Los planes que se anuncian como gratuitos tienen su propia letra pequeña, que repasamos en la guía sobre software gratis para áreas de autocaravanas.

Qué datos necesitas para hacer la cuenta

• Número de plazas o alojamientos que vas a publicar.
• Reservas al año. Si no llevas la cuenta, usa las del año pasado.
• Cuántas de esas reservas entran por tu web y cuántas por teléfono o en recepción.
• Importe que cobras con tarjeta a través del programa, sin IVA.
• Meses que abres. Pregunta si la cuota se paga también con el camping cerrado.
• Módulos que vas a necesitar el primer año.

Con esos seis datos la cuenta es una suma. Hazla para un año entero, porque un mes de agosto y un mes de febrero no se parecen.

Un ejemplo con precio público: Pernocta

Usamos nuestro precio porque es el único que podemos garantizar. A 4 de octubre de 2026, Pernocta cuesta 49 € al mes con 30 plazas incluidas. Cada plaza adicional son 1,50 € al mes. A eso se suman 0,10 € por cada reserva confirmada y un 1 % de lo que el huésped paga a través de Pernocta, calculado sin IVA ni tasa turística. No hay coste de alta ni permanencia. Los precios son sin IVA.

Supongamos un camping inventado de 50 plazas que abre todo el año. Recibe 1.200 reservas y cobra 60.000 € sin IVA a través de la plataforma. El resto lo cobra en recepción con su datáfono o en efectivo, y eso no paga el 1 %.

• Cuota: 49 € más 20 plazas adicionales a 1,50 €, 79 € al mes. Son 948 € al año.
• Reservas: 1.200 por 0,10 €, 120 € al año.
• Porcentaje: 1 % de 60.000 €, 600 € al año.
• Total: 1.668 € al año, sin IVA y sin módulos.

A esa cifra hay que añadir la comisión de la pasarela, que cobra la pasarela, y los módulos opcionales si se contratan. Por ejemplo, el control de accesos y barrera cuesta 14,95 € al mes y la conexión con portales 49,95 € al mes. La configuración asistida, para quien prefiere que se lo dejen montado, es un pago único opcional desde 349 €.

Cambia los datos y cambia el resultado. Un área de 20 plazas no paga plazas adicionales. Un camping de 200 plazas paga 304 € al mes de cuota, y ahí una cuota fija de otro proveedor puede salir mejor.

El detalle de la cuota y de cada módulo está en la página de precios de Pernocta.

Lo que publican otros programas

Para ver cómo cambia el modelo, sirven dos casos con precio público. CloudingCamp anuncia una cuota única de 85 € al mes y 2,50 € por reserva web, según su web a 4 de octubre de 2026. Camprea anuncia, en su plan de entrada, 49 € al mes con facturación anual, 350 € de instalación, 14 € al mes por el motor de reservas anticipadas y 1,05 € más el 1 % por cada pago, según su web a 4 de octubre de 2026.

En el primer caso pesa cuántas reservas entran por la web. En el segundo, cuántos pagos hay al año. En el nuestro, el número de plazas y el importe cobrado por la plataforma. Ninguna estructura es la más barata para todos los recintos. Las tarifas cambian, así que comprueba la vigente en la web de cada proveedor antes de decidir.

La cuenta detallada con el primero está en la comparativa entre Pernocta y CloudingCamp.

Qué ofrece cada programa, más allá del precio, está en la comparativa de software de camping en España.

Cuándo lo barato sale caro

El precio del programa es una parte pequeña de lo que cuesta gestionar. Un programa barato que no envía el parte de viajeros te cuesta horas de recepción cada semana. Uno que no factura conforme a la norma te obliga a pagar además un programa de facturación. Al comparar, suma lo que tendrías que contratar aparte para cubrir lo que falta.

Lo contrario también pasa. Contratar un paquete con restaurante, animación y central de reservas cuando llevas treinta parcelas es pagar de más.

Ese caso lo tratamos en la guía sobre el software para un camping pequeño o familiar.

El primer año y los siguientes

El primer año suele ser el más caro. Se pagan el alta, la migración y a veces el hardware. Sepáralo del coste de un año normal para no comparar cosas distintas. Pregunta también cómo se han actualizado las tarifas en el pasado y con cuánto aviso. Un precio que hoy encaja puede dejar de hacerlo si el camping crece o si cambia la forma de cobrar.

Mira además lo que cuesta salir. Si el contrato tiene permanencia, cuántos meses quedan comprometidos. Y si puedes exportar tus reservas, tus clientes y tu facturación sin pagar por ello.

Preguntas para pedir un presupuesto comparable

• ¿Cuál es el coste total del primer año, con alta, migración y formación?
• ¿Qué se cobra por reserva o por pago, y sobre qué importe se calcula el porcentaje?
• ¿Hay permanencia? ¿Se factura mes a mes o por años?
• ¿Se paga en los meses que el camping está cerrado?
• ¿Qué funciones son módulos de pago?
• ¿Sube el precio al añadir usuarios o plazas?

Con las respuestas de dos o tres proveedores y tus datos del año pasado, la comparación cabe en una hoja.