Software para un camping pequeño o familiar: qué necesitas y qué no

Un camping pequeño lo llevan pocas personas, a menudo de la misma familia. Quien atiende la recepción también cobra en el bar, revisa una avería y contesta el teléfono. El software pensado para grandes complejos da por hecho que hay un departamento para cada cosa. Esta guía separa lo que un camping pequeño necesita de lo que puede dejar pasar, y explica cómo no pagar por lo que no se usa.

El punto de partida: cuaderno, Excel y teléfono

Muchos campings pequeños funcionan con una hoja de cálculo, un cuaderno de reservas y el WhatsApp del dueño. Funciona mientras una sola persona lo lleva todo y está siempre. Deja de funcionar cuando esa persona libra, cuando entra una reserva por la web a la vez que otra por teléfono, o cuando hay que enviar los partes de un puente completo. Lo que se le pide a un programa es que el camping deje de depender de la memoria de una persona.

Lo que sí necesita

• Un calendario único con todas las reservas, vengan de donde vengan, que impida vender dos veces la misma parcela.
• Reserva por internet con cobro por adelantado, para no perder tardes al teléfono ni plazas por quien no se presenta.
• Parte de viajeros con envío a SES.Hospedajes. La obligación es la misma con veinte plazas que con quinientas.
• Facturas y tickets conformes con la normativa de facturación.
• Tarifas por temporada con sus suplementos: luz, personas, mascota y tasa turística si se aplica.
• Una pantalla con las llegadas y las salidas del día.
• Que se pueda usar desde el móvil, porque nadie pasa el día sentado en recepción.

Con eso se cubre el trabajo de cada día. Lo demás depende de cómo sea el camping.

La parte legal es la que más tiempo ahorra. Así funciona un check-in legal con envío a SES.Hospedajes, en el que el huésped rellena sus datos antes de llegar.

Lo que depende de tu caso

• Tienda o bar: si los tienes, interesa que el mostrador esté en el mismo programa que las reservas.
• Bungalows o mobil-homes: necesitan limpieza entre estancias y control de averías.
• Abonados de temporada: recibos periódicos y plazas bloqueadas durante meses.
• Portales: si vendes en varios, un channel manager. Si vendes en uno o en ninguno, puede bastar la sincronización por iCal.
• Barrera o cerraduras: solo si quieres recibir llegadas sin nadie en la puerta.

Lo que casi nunca necesita

Un camping de cuarenta parcelas rara vez saca partido de una central de reservas para varios establecimientos o de informes pensados para un director financiero. Tampoco de una implantación de varios meses con consultor. Si un presupuesto incluye partidas así, pregunta si se pueden quitar.

Qué puede esperar un camping pequeño

Conviene ser realista en las dos direcciones. Un programa ordena el trabajo y quita tareas repetidas: apuntar reservas, cobrar señales, teclear partes, sumar la caja. No trae clientes por sí solo ni arregla una tarifa mal planteada. Tampoco funciona sin dedicarle unas horas al principio para cargar las parcelas, los precios y las normas.

El primer mes cuesta. Hay que cambiar costumbres y convencer a quien lleva veinte años con el cuaderno. Ayuda empezar en temporada baja, con pocas llegadas, y mantener el sistema anterior en paralelo un par de semanas.

Los pasos para hacer el cambio están en la guía para migrar de software de camping sin perder datos.

Cómo no pagar por lo que no usas

Quien busca un software de camping barato suele mirar solo la cuota mensual. Lo que decide el coste es la estructura del precio.

• Busca un precio que crezca con el tamaño. Una cuota única pensada para cien plazas sale cara con veinticinco.
• Comprueba qué va en la cuota y qué es módulo. Contrata cada módulo cuando lo necesites.
• Evita la permanencia. Con contrato mensual, si el programa no encaja lo dejas.
• Pregunta qué pasa en los meses que cierras.
• Pregunta si el alta es obligatoria. En un camping pequeño la puesta en marcha debería poder hacerla el propio dueño.
• Pide el coste de un año con tus plazas y tus reservas.

Las partidas del precio y un ejemplo calculado están en la guía sobre cuánto cuesta un software de gestión de camping.

¿Sirve una hoja de cálculo o un programa genérico?

Una hoja de cálculo compartida es gratis y resuelve el calendario. No cobra, no envía partes y no factura. Un programa genérico de reservas resuelve el cobro, pero puede no conocer las parcelas, la luz ni la tasa turística. Los dos pueden valer para un camping de pocas plazas con poca rotación. A partir de cierto volumen, lo que se ahorra en cuota se paga en horas de trabajo.

Quién lo va a usar

En un camping familiar el programa lo usan personas con edades y costumbres muy distintas. Antes de contratar, pide a quien menos se maneja con el ordenador que haga una reserva y un cobro. Si lo consigue sin ayuda, el resto del equipo también podrá. Mira además si cada persona puede tener su usuario sin pagar más, porque compartir una contraseña impide saber quién hizo cada cosa.

Pregunta por el soporte. En un camping pequeño no hay informático, y las dudas llegan un sábado de agosto a las nueve de la noche. Conviene saber por qué vía se atienden y en qué horario.

Cómo empezar sin parar el camping

• Carga las parcelas y las tarifas de la próxima temporada.
• Pasa las reservas futuras que ya tienes.
• Publica la reserva por internet y prueba un cobro real.
• Haz el parte de viajeros de una llegada real y comprueba que se envía.
• Añade el bar o la tienda cuando lo anterior funcione.

Hazlo por ese orden. El calendario se nota desde la primera semana y la caja puede esperar.

Dónde encaja Pernocta

Pernocta es un software de gestión para campings que nació para áreas de autocaravanas y campings pequeños. El plan base incluye el plano de parcelas, las reservas, el cobro con tarjeta, el parte de viajeros a SES.Hospedajes, las tarifas por temporada, el TPV, la limpieza y la facturación preparada para Veri*Factu.

Cuesta 49 € al mes con 30 plazas incluidas y 1,50 € al mes por cada plaza adicional. Cada reserva confirmada suma 0,10 €, y lo que el huésped paga a través de Pernocta suma un 1 %. La comisión de la pasarela va aparte. No hay coste de alta ni permanencia. La conexión con portales, los accesos con barrera, la luz por plaza y el control horario del personal son módulos opcionales de pago, que se activan solo si hacen falta.

Las cifras completas están en la página de precios.

Nota: esta guía es divulgativa y no es asesoramiento legal ni fiscal.