TPV y Veri*Factu en el camping: tickets de la tienda y el bar, cargo a la estancia y cierre de caja

La tienda y el bar son donde un camping emite más documentos. Una estancia genera una factura. Esa misma familia puede generar veinte tickets en una semana entre el pan, el hielo y las cañas. El reglamento Veri*Factu alcanza también a esos tickets, y eso cambia la forma de trabajar en el mostrador. Esta guía se centra en la caja: qué es un ticket para la norma, qué gestos cambian, cómo se carga un consumo a la estancia y cómo se cierra el día.

El marco general, con lo que afecta a las facturas de estancia, está en la guía de Veri*Factu en campings.

Qué es un ticket para la norma

Lo que en el mostrador se llama ticket es, en la normativa de facturación, una factura simplificada. Tiene su número, su fecha, lo vendido y el IVA, y normalmente no lleva los datos del cliente. Cuándo basta una factura simplificada y cuándo hay que emitir una completa es una pregunta para tu asesoría.

Qué pide Veri*Factu a esos tickets

El reglamento, aprobado por el Real Decreto 1007/2023 en desarrollo de la Ley 11/2021, regula los programas con los que se factura. Cada vez que se emite un documento, el programa tiene que generar un registro con una huella calculada a partir de sus datos y de la huella del registro anterior. Así cada ticket queda encadenado con el previo. Si se borra o se altera uno, la cadena deja de cuadrar. El documento lleva además un código QR para cotejarlo en la sede de la Agencia Tributaria.

La explicación completa, con las dos formas de funcionar que admite el reglamento, está en el glosario: qué es Veri*Factu.

En cuanto a fechas, la obligación se ha aplazado varias veces. El texto consolidado del reglamento en el BOE fija como límite el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Como ya ha cambiado antes, comprueba la fecha vigente en la sede de la Agencia Tributaria.

Qué cambia en el mostrador

• Un ticket emitido no se borra ni se edita. Si está mal, se anula con una rectificativa y se emite otro.
• La numeración no puede tener saltos, tampoco cuando se anula una venta.
• Vender «sin ticket» para ir más rápido deja ventas fuera del registro.
• Una caja registradora que no encadena ni registra deja esas ventas fuera de la norma.
• Si el cliente pide factura con sus datos de algo que ya tiene ticket, se emite enlazada a ese ticket, sin contar la venta dos veces.

Son gestos sencillos, pero hay que practicarlos antes de agosto. En plena cola, quien no sabe anular un ticket acaba apuntando la corrección en un papel.

Cada producto con su IVA

En la tienda y el bar conviven tipos de IVA distintos según lo que se vende. Lo práctico es que cada producto del catálogo tenga asignado el suyo, revisado con la asesoría, y que el ticket lo desglose sin que nadie tenga que pensarlo al cobrar. Para lo que se vende a precio variable conviene un artículo de importe abierto, en lugar de teclear cantidades sueltas sin concepto.

Cargar una consumición a la estancia

Es lo que distingue al mostrador de un camping del de una tienda cualquiera. El huésped pide que le apunten las cañas o la compra y lo paga al marcharse. Con una libreta, ese apunte se pierde o se discute en la salida.

Cuando el TPV y las reservas comparten programa, el consumo se registra en el momento y queda ligado a la reserva del huésped. El saldo viaja con ella. En la salida aparece junto a lo que quede por pagar de la estancia y se cobra todo de una vez. Conviene que el sistema avise si alguien intenta dar la salida con consumos pendientes.

Decide unas reglas antes de ofrecerlo:

• Quién puede cargar a cuenta: solo el titular o cualquier ocupante.
• Cómo se identifica: número de parcela y nombre.
• Si hay un importe máximo antes de pedir un pago.
• Qué se hace con los clientes de un día que no tienen reserva.

Pregunta también a tu asesoría en qué momento debe emitirse el documento de un consumo que se cobra días después, y comprueba que tu programa lo hace así.

El cierre de caja

Cerrar la caja es comprobar que el dinero que hay coincide con lo que dicen los tickets. Se hace por medio de pago.

• Efectivo: se cuenta el cajón y se compara con lo esperado, que es el fondo inicial más las ventas en efectivo, menos las retiradas.
• Datáfono: se compara el total del cierre del terminal con las ventas con tarjeta registradas. Aquí aparecen los cobros que alguien olvidó marcar.
• Cargos a estancia: no entran en la caja del día. Son saldo pendiente de las reservas y se cobran en la salida.
• Movimientos que no son ventas: el cambio que se aporta por la mañana o el dinero que se lleva al banco se anotan aparte.

Si el bar tiene varios turnos, conviene un arqueo por turno además del cierre del día. Haz el cierre todos los días. Una diferencia de diez euros se explica esa misma noche y resulta difícil de reconstruir una semana después.

Con los tickets encadenados, un descuadre ya no se arregla retocando una venta. Se deja constancia de la diferencia y se busca la causa. Las más frecuentes son un cobro marcado con el medio de pago equivocado o una devolución sin registrar.

Dos cajas o una

Muchos campings tienen una caja registradora en el bar y el programa de reservas en recepción. Con Veri*Factu eso son dos sistemas que tienen que cumplir, con dos numeraciones y dos cierres. Además, el cargo a la estancia obliga a pasar el apunte de uno a otro a mano. Reunir el mostrador y las reservas en el mismo programa quita ese traspaso y deja un solo registro que enseñar.

Así funciona un TPV para la tienda y el bar del camping integrado con las reservas.

Stock y mermas

La caja cuadra el dinero. El inventario cuadra el género. Si cada venta descuenta existencias, sabes qué reponer y detectas lo que falta sin haberse vendido. Lo que se rompe o caduca conviene registrarlo como merma, para que no aparezca al final de la temporada como una diferencia sin explicación.

Antes de la temporada

• Catálogo revisado, con el precio y el IVA de cada producto.
• Un usuario por persona, para saber quién hizo cada venta.
• Todo el equipo sabe anular un ticket y emitir una factura a partir de uno.
• Reglas del cargo a estancia escritas y a la vista.
• Impresora y papel probados, o el ticket digital configurado.
• Un cierre de prueba hecho de principio a fin.

Cómo lo hace Pernocta

El TPV de Pernocta va incluido en el plan base. Vende desde un catálogo de productos con su IVA, emite el ticket con numeración correlativa y permite cargar el consumo a la reserva del huésped para cobrarlo en la salida. Al hacer el check-out, el sistema comprueba si quedan consumos pendientes. La caja tiene arqueo por turno, y el cierre de jornada suma lo cobrado en recepción y en la tienda o el bar.

La facturación está preparada para Veri*Factu: las facturas y los tickets se emiten con huella encadenada y código QR, y las correcciones salen como rectificativas. El detalle está en la página de facturación con Veri*Factu.

El resto del producto está en la página del software de gestión para campings.

Nota: esta guía es divulgativa y no sustituye al asesoramiento fiscal. Para los requisitos y plazos vigentes, consulta a la Agencia Tributaria o a tu asesoría.