Políticas de cancelación y no-show

Una política de cancelación dice cuánto se le devuelve a quien cancela, según los días que falten para su llegada. Se configuran en Tarifas, pestaña «Cancelación», y luego se asignan a cada plan de tarifa: así puedes tener una tarifa flexible más cara y otra no reembolsable más barata, que es la forma habitual de premiar a quien se compromete.

Partir de un preset

Hay cuatro presets para no empezar de cero, y los puedes editar después: Flexible (devuelve todo hasta un día antes), Moderada (todo hasta cinco días antes y la mitad después), Estricta (todo hasta catorce días antes y la mitad hasta siete) y No reembolsable. Eliges el preset, pulsas «Usar preset» y ya tienes las reglas escritas.

Las reglas, en cristiano

Cada regla se lee igual: si cancela con N días o más de antelación, se le devuelve X por ciento, menos Y euros de gestión. Puedes poner tantas reglas como tramos quieras, y manda la que más días exija de las que cumpla: con reglas a 14 y a 7 días, quien cancela con 10 días entra por la de 7.

Los euros de gestión son fijos y se restan de la devolución. Con eso cubres los tres casos que se dan de verdad: devolver un porcentaje, devolver todo menos diez euros de gestión, o las dos cosas a la vez. Una política sin ninguna regla equivale a no reembolsable.

El que no aparece

El no-show tiene su propio porcentaje, aparte de los tramos. Lo normal es dejarlo a cero: quien no avisa y no viene no recupera nada. Pero es tu decisión y está separada a propósito, porque un cliente de toda la vida al que se le rompe la autocaravana no es lo mismo que uno que no aparece.

Cómo se aplica al cancelar

Cuando recepción cancela una reserva, el panel calcula con la política lo que le correspondería devolver y lo propone, pero la última palabra es del operador. En ese momento puedes devolver el dinero por el mismo medio con el que pagó, registrar la devolución si se la das en efectivo, por transferencia o por el datáfono, entregarle un bono regalo por el importe que quieras en vez de dinero, o no devolver nada.

La devolución nunca puede superar lo que el huésped pagó de verdad, aunque la política dé un número mayor: es la salvaguarda que evita regalar dinero por un error de configuración. Y si la reserva era de varias plazas, puedes cancelar el grupo entero de una vez, con la política de cada plaza aplicada a su parte.

Una temporada concreta puede llevar su propia política, distinta de la del plan: es lo que necesitas si en agosto o en Navidad quieres condiciones más duras que el resto del año. Se pone en Tarifas, en la temporada.