Qué ve cada rol y cómo dar permisos a medida

Cada persona de tu equipo entra con su propia cuenta y ve solo su parte del panel. Eso se decide en dos capas: el rol, que es la plantilla con la que arranca, y los permisos de esa persona, que puedes afinar uno a uno. Entender que son dos capas es la diferencia entre pelearse con los accesos y dejarlos resueltos en dos minutos.

Dos formas de entrar

Antes de los permisos, una distinción que ahorra líos: hay quien entra al panel (recepción, gerencia, administración) y quien no entra al panel y solo abre «Mi trabajo» en el móvil para ver sus tareas (limpieza y mantenimiento). Lo normal es dar de alta al equipo del panel con su correo, porque así recibe la invitación y los avisos y puede recuperar su contraseña solo. Para quien no tiene correo de trabajo hay la otra vía: usuario y contraseña que le das tú, y si la pierde se la cambias tú.

Lo que lleva cada rol

• Gestor: todo. Reservas, cobros, tarifas, configuración, facturación y equipo.
• Recepción: el mostrador entero. Reservas, llegadas y salidas, mapa, clientes, buzón, incidencias, limpieza, alojamientos, agencias, proveedores y bonos. No entra en tarifas, configuración, facturación ni equipo.
• Personal: lo mismo que Recepción. Es el rol antiguo y se mantiene para no cambiarle los accesos a quien ya lo tenía.
• Mantenimiento: tablero de incidencias y mapa de plazas. No ve reservas ni configuración.
• Limpieza: parte de limpieza del día y mapa de plazas. Tampoco ve reservas.
• Limpieza y mantenimiento: los dos tableros, para quien limpia y arregla.
• Solo fichaje (tablet): únicamente la pantalla donde el equipo ficha. Ni reservas, ni clientes, ni caja. Es el perfil de la tablet que se queda encendida en el mostrador, y su gracia está justo en lo que no lleva.

Aparte están los operarios de limpieza y mantenimiento que no entran al panel: ellos abren «Mi trabajo» en el móvil y ven solo SUS tareas. Se dan de alta en Ajustes › Equipo, en la parte de trabajadores.

Permisos a medida, persona a persona

El rol es solo el punto de partida. En Ajustes › Equipo, en la fila de cada miembro, el botón «Permisos» abre la lista completa agrupada por áreas (Inicio, Reservas y huéspedes, Operativa, Comercial, Configuración y Administración) y marcas o desmarcas lo que quieras. Ese conjunto manda sobre la plantilla del rol, y la fila queda marcada con el distintivo «Personalizado» para que se vea de un vistazo quién lleva algo distinto.

El único permiso que no se puede quitar es el panel de inicio: es el sitio donde aterriza cualquiera al entrar, y sin él se quedaría sin ninguna pantalla donde caer.

Un perfil que consulta pero no toca

Es el caso más pedido: alguien que pueda mirar cómo va el camping sin riesgo de cambiar una reserva por error. Se monta con permisos a medida, y la clave está en que ver y gestionar son dos permisos distintos.

1. 1Da de alta a la persona con el rol de Recepción, que es el que trae el mostrador entero.
2. 2En su fila, abre «Permisos».
3. 3Deja marcado «Ver reservas» y desmarca «Gestionar reservas»: podrá abrir cualquier reserva y leerla, pero no editarla, cancelarla ni cobrar.
4. 4Haz lo mismo con el resto de áreas: «Ver clientes» sin «Editar clientes», «Ver limpieza» sin «Gestionar limpieza», y así con lo que quieras dejar en consulta.
5. 5Si además quieres que coordine averías, márcale «Gestionar mantenimiento»: ahí sí podrá crear y cerrar incidencias.
6. 6Guarda. El menú se le queda con lo que puede abrir, y las pantallas que modifican datos dejan de estar a su alcance.

Recepción que puede anotar sin poder cancelar

Dejar una nota en la reserva para el compañero del turno siguiente no es tocar la reserva, así que tiene su propio permiso: «Escribir notas en reservas». Se lo puedes dar a un perfil de consulta sin abrirle la edición ni la cancelación. Quien ya puede gestionar reservas lo lleva incluido y no hay que marcarle nada.

Ver el panel como lo ve otra persona

Después de cambiar unos permisos, lo normal es querer comprobarlo. En la fila de cada miembro tienes «Entrar como»: el panel se te queda exactamente como lo ve esa persona, con su menú y sus pantallas, y vuelves a tu cuenta cuando quieras. Es la forma honesta de verificarlo, mejor que ir preguntando.

Dar de alta copiando a un compañero

Al invitar a alguien nuevo puedes decir «los mismos accesos que esta persona» y se copia su rol con sus permisos, incluidos los que estuvieran a medida. Para el segundo recepcionista de la temporada ahorra repasar veintiocho casillas, y luego lo afinas desde «Permisos» si hace falta.