Enviar tu facturación a la gestoría

Todos los meses tu gestoría te pide lo que has facturado. En vez de mandarle papeles o un Excel que tenga que teclear, Pernocta le genera el fichero que su propio programa abre y carga solo.

Esto se configura en Ajustes › Contabilidad, y solo hay que hacerlo una vez.

Qué necesitas preguntarle a tu gestoría

• Qué programa usa. En la lista están A3 (a3ASESOR, a3ECO, a3CON), ContaPlus, ContaSol, Factusol, Sage 50, Sage Despachos, Cegid, Aplifisa, Holded, Quipu y Odoo. Si usa otro, eliges «Otro programa» y se le manda el fichero estándar, que todos saben importar.
• A qué correo quiere que le llegue.
• Si usa unas cuentas contables distintas de las normales. Casi nunca pasa: las que vienen puestas son las de siempre.

Que se mande solo cada mes

Marca «Enviarle el cierre cada mes» y ya está. El día 1 le llega el mes anterior con el fichero adjunto, sin que nadie tenga que acordarse. En esa misma pantalla ves lo que se ha ido enviando y si llegó bien.

Si tú o tu gestoría usáis Holded: directo, sin ficheros

Con Holded no hace falta bajar ni subir nada. Pernocta manda los asientos del mes al libro diario de tu cuenta de Holded con su clave de API. Van como asientos contables, no como facturas: las facturas ya las emite Pernocta con su numeración y su Veri*factu, y crearlas también en Holded las declararía dos veces ante Hacienda.

1. 1En Holded, entra en Configuración › Desarrolladores y pulsa «Nueva API Key». Copia la clave.
2. 2En Ajustes › Contabilidad, elige «Holded» como programa de la gestoría y pulsa «Guardar».
3. 3En la tarjeta «Enviar directamente a Holded», pega la clave y pulsa «Conectar con Holded». Se prueba en el momento: si Holded no la acepta, te lo decimos y no se guarda.
4. 4Elige un mes y pulsa «Comprobar cuentas». Si a tu plan de cuentas de Holded le falta alguna de las que usa Pernocta (clientes, ventas, IVA, caja, bancos…), te decimos cuáles. Créalas en Holded › Contabilidad › Plan contable, o cambia la cuenta en el plan de cuentas de esta misma pantalla.
5. 5Pulsa «Enviar el mes». Los asientos aparecen en el libro diario de Holded con la nota «Pernocta».
6. 6Si quieres que salga solo, marca «Mandarlo solo cada mes»: el día 1 se envía el mes anterior.

Un asiento no se manda nunca dos veces. Si pulsas «Enviar el mes» otra vez, solo sale lo que no estuviera ya, por ejemplo una factura que se emitió después. Si un envío se corta (hay meses con cientos de asientos), vuelve a pulsarlo y sigue por donde iba.

Si usas Quipu: las ventas, directas a tu cuenta

Con Quipu tampoco hace falta bajar ni subir nada. Pernocta manda cada mes tus facturas, abonos y tickets a tu cuenta de Quipu con la base y el IVA de cada tipo. Entran como ingresos, no como facturas: las facturas ya las emite Pernocta con su numeración y su Veri*factu, y si se crearan también como facturas de Quipu, Quipu las volvería a mandar a Hacienda. Cada factura lleva su número de Pernocta, y los tickets del punto de venta van juntos en un cierre de caja por día.

1. 1En tu cuenta de Quipu, entra en la zona de desarrolladores y crea una aplicación de API. Copia su client id y su client secret.
2. 2Copia también la dirección de Quipu que ves en el navegador cuando estás dentro de tu cuenta: lleva el nombre de la cuenta.
3. 3En Ajustes › Contabilidad, elige «Quipu» como programa de la gestoría y pulsa «Guardar».
4. 4En la tarjeta «Enviar directamente a Quipu», pega el client id, el client secret y la dirección, y pulsa «Conectar con Quipu». Se prueba en el momento: si Quipu no lo acepta, te lo decimos y no se guarda.
5. 5Elige un mes y pulsa «Enviar el mes». Las ventas aparecen en los ingresos de Quipu con la etiqueta «pernocta». Quipu admite pocas peticiones por segundo, así que en un mes grande puede que tengas que pulsarlo más de una vez: sigue por donde iba.
6. 6Si quieres que salga solo, marca «Mandarlo solo cada mes»: el día 1 se envía el mes anterior.

Igual que con Holded, un ingreso no se manda nunca dos veces, y lo que queda «por confirmar» lo buscas en Quipu por su número o por la nota «Pernocta» y nos dices si está. La tasa turística no se manda como ingreso, porque no es tuya: cada ingreso lo dice en su nota. Y como Quipu no deja poner el cliente en este tipo de ingreso, el NIF del cliente de cada factura va también en la nota.

Qué lleva el fichero

Las facturas y sus abonos, los tickets del punto de venta y sus devoluciones. Lo importante: la base y el IVA van separados por cada tipo. Una estancia lleva el 10 %, lo que vendes en la tienda el 21 %, y la tasa turística no lleva IVA porque no es tuya. Tu gestoría necesita esa separación para el modelo 303, y así no tiene que sacarla abriendo factura por factura.

Pernocta no lleva tu contabilidad, eso lo hace tu gestoría. Lo que hacemos es darle el trabajo hecho y en su formato. Si además quieres la hoja para leerla tú, la tienes en facturas como «libro registro».